Pada Senin (28/03), Bappeda Kabupaten Kulon Progo mengadakan Workshop Kearsipan Pengelolaan Arsip Dinamis dan Penyusunan Arsip dengan mendatangkan dua narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kulon Progo. Workshop ini bertujuan untuk memberikan pemahaman terhadap tim arsip dan perwakilan masing-masing bidang Bappeda terkait pengelolaan arsip di perangkat daerah.

Acara dibuka oleh Kepala Bappeda, Triyono, SIP., M.Si., yang dilanjutkan dengan paparan mengenai kearsipan secara umum. Beliau menyampaikan beberapa hal terkait pentingnya arsip, fungsi arsip, permasalahan dan kendala di dalam pengelolaan arsip, solusi pengelolaan arsip, dan lain sebagainya. Beliau menyebutkan bahwa salah satu tantangan dalam pengelolaan arsip ialah kemampuan pengelola untuk menemukan arsip dalam waktu yang singkat. Hal ini seringkali menjadi sebuah permasalahan ketika arsip tidak dikelola dengan baik karena tidak adanya data yang memuat daftar arsip secara lengkap dan akurat. Selain itu, permasalahan dalam pengelolaan arsip juga dapat disebabkan oleh kondisi SDM dan sarana prasarana yang ada. Sebagai contoh, kurangnya kesadaran SDM akan pentingnya arsip dan kurangnya pengetahuan SDM akan prosedur pengelolaan arsip. Kedua hal ini dapat berakibat pada hilangnya arsip atau penyusunan arsip secara sembarangan. Kondisi sarpras yang kurang memadai juga berpengaruh terhadap kualitas pengelolaan arsip. Contohnya, tidak adanya gedung depo arsip atau kurangnya ruang yang dimiliki perangkat daerah untuk menyimpan arsip.

Sesi kedua workshop diisi oleh narasumber pertama dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kulon Progo,  Sarjana, SE. Beliau menjelaskan tentang pengelolaan arsip dinamis. Arsip dinamis merupakan arsip yang dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan dan pelaksanaan kegiatan. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu: arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Beliau menyebutkan bahwa arsip dinamis disimpan di unit pengolah/ pencipta arsip untuk arsip aktif dan di unit kearsipan/ record center SKPD untuk arsip inaktif. Sedangkan arsip statis disimpan di lembaga kearsipan/ BPAD. Beliau juga menjelaskan tentang berbagai tahapan penataan berkas dari segi persiapan, pengelompokan, pemilahan, entry, pembungkusan, pemberian nomor definitif, hingga penyimpanan ke dalam boks dan lemari penyimpanan.

Sesi ketiga workshop diisi oleh narasumber kedua dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kulon Progo, Margareta Ettik Dwi W., SIP., M.Si. Beliau memberikan penjelasan tentang pedoman penyusutan arsip. Sebagai pencipta arsip, masing-masing perangkat daerah memiliki kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip dinamis yang terdiri dari: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Di dalam penyusutan arsip, perangkat daerah berpedoman pada jadwal retensi arsip (JRA). Beliau menjelaskan bahwa terdapat beberapa syarat diperbolehkannya arsip untuk dimusnahkan seperti: dinyatakan sebagai arsip musnah sesuai JRA, sudah habis masa simpannya, sudah tidak memiliki nilai guna, tidak ada peraturan perundangan yang melarang, tidak berkaitan dengan proses penyelesaian suatu perkara, dan tidak berpotensi dibutuhkan kembali.